Beslutet i korthet
En person begärde att få ut ett förundersökningsprotokoll från Varbergs tingsrätt och lämnade flera uppgifter om vad saken rörde. Trots det gjorde tingsrätten inte några egna egentliga efterforskningar för att identifiera handlingen. Inte heller fick sökanden information om att han kunde få ett överklagbart avslagsbeslut. JO konstaterar att tingsrätten borde ha gjort mer för att eftersöka den aktuella handlingen. Vidare understryker hon att en sökande har rätt till ett avslagsbeslut oavsett varför en allmän handling inte lämnas ut. I stället för att hänvisa sökanden till JO borde tingsrätten ha upplyst honom om detta. JO är kritisk mot tingsrättens hantering.
Med anledning av vad som framkommit i korrespondensen med sökanden erinrar JO tingsrätten om att domstolar ska ha ett sakligt och korrekt bemötande.
Anmälan
I en anmälan som kom in till JO den 12 november 2021 klagade AA på Varbergs tingsrätt. Han anförde sammanfattningsvis att han den 11 november 2021 hade begärt att få ta del av ett förundersökningsprotokoll, som tingsrätten trots tillräckliga uppgifter från honom inte hade lämnat ut och inte ens eftersökt.Enligt AA hade han hänvisats till JO om han var missnöjd med handläggningen.
Till anmälan fogades mejlkorrespondens mellan AA och registratorn på Varbergs tingsrätt.
Utredning
JO uppmanade Varbergs tingsrätt att lämna upplysningar om och yttra sig över det som fördes fram i anmälan. Av yttrandet skulle särskilt framgå hur handläggningen förhöll sig till bestämmelserna i 2 kap. 15–16 §§ tryckfrihetsförordningen, TF, och 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL.
Varbergs tingsrätt lämnade genom lagmannen BB i huvudsak följande remissvar (bilagorna har här utelämnats).
JO dnr 8989-2021 den
TINGSRÄTTENS REGISTRATORS YTTRANDE ÖVER VAD KLAGANDEN ANFÖRT
AA gjorde med hjälp av en hyperlänk i ett mejl en begäran om ett förundersökningsprotokoll den 11 november 2021. Uppgifterna som AA angav i sitt mejl är inte sökbara i vårt verksamhetsstöd. Länkinnehållet har jag ej tagit del utav.
Begäran innehöll inte så pass detaljerade upplysningar att jag kunde identifiera vilket mål som avsågs.
I ett svarsmejl samma dag som den inkomna begäran gav jag AA tillfälle att precisera sin begäran med uppgifter vi behöver för att kunna hantera beställningen.
AA återkom då med ytterligare en skrivelse som var alltför obestämd för att kunna hanteras utan att göra omfattande efterforskning, varpå denne informerades om tingsrättens uppfattning att beställningen inte kunde slutföras med de uppgifter som fanns tillhanda.
AA upplystes slutligen om att liknande skrivelser kunde komma att lämnas utan åtgärd.
RÄTTSLIG REGLERING
Av 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen (TF) framgår, såvitt nu är av intresse, att den som begär ut en handling som får lämnas ut ska genast eller så snart det är möjligt få del av handlingen. Denna bestämmelse är den närmast relevant för bedömningen av tingsrättens handlande. Det gäller frågan om vilken precisering som behövs av ett yrkande att få en allmän handling utlämnad. Denna fråga behandlas i bl.a. JO 1978/79 s. 214, RÅ 1991 ref. 50, rättsfallet NJA 1998 s. 559, JK beslut den 5 februari 2002, dnr 1930-01-30 och JK beslut den 31 maj 2007, dnr 3740-07-30. Även rättsfallet NJA 1985 s. 537 kan, inte mot bakgrund av vad klaganden anfört utan med hänsyn till hur JO formulerat sin frågeställning, vara av intresse.
I 2 kap. 16 § TF framgår bl.a. att en begäran om utlämnade ska handläggas skyndsamt.
Bestämmelsen i 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400 [OSL]) reglerar vem som i första hand prövar ett utlämnande av en allmän handling och möjligheten för denna person att låta myndigheten göra prövningen. I bestämmelsens andra stycke anges att myndigheten ska pröva frågan om utlämnande bl.a. om den anställde som i första hand ska pröva utlämnandet vägrar att lämna ut handlingen. Tredje stycket innehåller regler om informationsplikt för myndigheten i vissa närmare angivna situationer.
INNEHÅLLET I BEGÄRAN OM YTTRANDE OCH TINGSRÄTTENS SVAR
Av den e-postlogg som klaganden bifogar sin anmälan till JO och vad tingsrättens registrator anfört förelåg följande korrespondens mellan klaganden och Varbergs tingsrätt (registrator).
Klagandens begäran om att utfå allmänna handlingar skickades till tingsrätten den 11 november 2021 kl. 10:47 och hade följande innehåll.
Jag är intresserad av att få en digital kopia av förundersökningsprotokollet som ligger till grund för åtalet mot tre personer, en kvinna och två män, gällande bl.a. grov mordbrand och mordförsök. Tyvärr har jag inte målnumret, men om det är till någon hjälp så skriver DN om fallet i den här artikeln.
Tingsrättens registrator besvarade samma dag kl. 13:15 begäran av utfående enligt följande.
För att kunna hitta ett mål behöver vi målnummer, avgörandedatum och/eller identifierande personuppgift på part.
Klaganden besvarade tingsrättens begäran om komplettering samma dag kl. 15:27 i på följande sätt.
Något målnummer eller namn på de tilltalade har jag inte, och med tanke på att åtal nyss väckts finns inget avgörandedatum. Enligt Justitiedepartementet krävs inte heller att den som begär att få ta del av en allmän handling behöver beskriva handlingen särskilt noga, till exempel genom att ange dess datum eller diarienummer. Någon större utredning från er sida vilken förundersökning jag är ute efter tror jag inte är nödvändig. Jag antar att Varbergs tingsrätt inte har alltför många mål gällande grova mordbränder och mordförsök på gång just nu. Med tanke på det mediaintresse som visats sedan dådet skedde i Frillesås i Kungsbacka kommun, bör jag inte heller vara den enda som begär att få ut denna allmänna handling.
Fortfarande samma dag, nu kl. 16:07, återkom tingsrätten till klaganden med följande meddelande.
Varbergs tingsrätt har gjort den sökning som vi är skyldiga att göra. Att på grund av uppgifter i en tidningsartikel försöka leta fram ett en stämningsansökan eller ett domstolsavgörande ingår inte i uppgifterna. Är Ni missnöjd med hanteringen av tingsrättens efterforskning av uppgifter eller utlämnade av allmänna handlingar står det Er fritt att begära att Justitieombudsmannen granska tingsrättens handläggning.
Klaganden återkom till tingsrätten tio minuter senare, dvs. kl. 16:17, med en förnyad framställning om utlämnande varvid denne anförde följande.
Jag menar att ni inte gjort den utredning ni är skyldiga att göra. Åklagaren som lämnat in åtalet heter CC, detta och de uppgifter jag lämnat i tidigare mail är fullt tillräckliga för att kunna hitta och skicka nämnda förundersökning. Jag hoppas att ni på Varbergs tingsrätt inser att ni genom att tillämpa offentlighetsprincipen ska verka för att öka transparensen i samhället. Genom att låtsas om att ni inte förstår vilken handling jag eftersöker, gör ni det motsatta. För tredje gången ber jag er nu vänligen att skicka förundersökningsprotokollet till det nämnda åtalet.
Det sista meddelandet som utväxlades mellan klaganden och tingsrätten var det som tingsrätten skickade dagen efter, dvs. den 12 november 2021 kl. 15.40 och som hade följande lydelse.
Om Ni är missnöjd med hanteringen av tingsrättens efterforskning av uppgifter eller utlämnade av allmänna handlingar står det Er fritt att begära att Justitieombudsmannen granska tingsrättens handläggning. Varbergs tingsrätt kan komma att lämna vidare liknande skrivelser utan åtgärd.
TINGSRÄTTENS YTTRANDE
Skyndsam handläggning
Tingsrätten inledde inom mycket kort tid, ca två och en halv timme, handläggningen av klagandens begäran om utlämnanden. Klagandens därefter inkomna e-postmeddelanden behandlades gott och väl även de med hänsyn till det skyndsamhetskrav som framgår av 2 kap. 16 § TF.
Precisering från klagande av den handling som begärs utlämnad
Kravet på vilken precisering av vilken handling som begärs utlämnad anges i kommentaren till Offentlighets- och sekretesslagen, Norstedts Juridik, Juno Version 24, publicerad den 23 november 2021 (2 kap. 15 § TF).
En förutsättning för att handlingar ska kunna lämnas ut är att myndigheten kan identifiera dem. Den som önskar ta del av en handling måste därför kunna precisera vilken handling som avses eller i vart fall lämna så detaljerade upplysningar om handlingen och dess innehåll att den kan identifieras. Det ställs dock inte några högre krav på beskrivningen av handlingen i fråga. En begäran kan t.ex. anses tillräckligt preciserad om den avser en begränsad grupp av handlingar. En myndighet måste dessutom i rimlig utsträckning försöka undanröja otydligheter i en framställan. För att försöka hitta handlingar som motsvarar en framställan är en myndighet bl.a. skyldig att söka i sina diarier och register. Myndigheten är dock inte skyldig att bedriva någon mer omfattande efterforskning av om det finns en viss eller vissa handlingar som motsvarar en allmänt hållen beskrivning.
Någon möjlighet att med stöd av de uppgifter som klaganden angett identifiera den handling som begärdes utlämnad fanns inte. Identifiering av handlingar vid tingsrätten sker genom sökning i tingsrätten målhanteringssystem. Domstolen är inte skyldig att därutöver bedriva någon mer omfattande efterforskning av om det finns en viss eller vissa handlingar som motsvarar en allmänt hållen beskrivning.
För att kunna få en träff på en handling krävs, som tingsrätten upplyste klaganden om, målnummer, avgörandedatum och/eller identifierande personuppgift på part. Här kan tilläggas att åklagaren inte anges som part till namnet utan åklagaren anges som Åklagarkammaren i Halmstad. Någon möjlighet att få träff i målhanteringssystemen genom att söka på åklagarens CC, namn som klaganden angett, finns således inte. Tingsrätten har bistått klaganden med information om vilken data som behövs för att tingsrätten ska kunna identifiera den aktuella handlingen, dvs. i rimlig utsträckning försöka undanröja otydligheter i en framställan. Sammanfattningsvis saknades möjlighet att utifrån angiven information återfinna handlingen. Någon handling att lämna ut fanns därför inte. Slutsatsen blir att tingsrätten fullgjort sin skyldighet till efterforskning enligt TF.
Handläggning enligt 6 kap. 3 § OSL
Av framställningen ovan har framgått att det var tingsrättens registrator som handlade frågan om utlämnande, dvs. helt i enlighet med vad som anges i 6 kap. 3 § OSL. Eftersom det inte funnit något identifierbar handling som skulle kunna utlämnas förelåg inte någon situation där frågan om utlämnande skulle överlämnas till myndigheten. Av samma anledning, dvs. det fanns inte någon identifierad handling som vägrades utlämnad, fanns inte något beslut att överklaga (jfr NJA 1985 s. 537 där handlingar kunde identifieras men det var oklart vilken/vilka handlingar som avsågs).
Tingsrätten slutsats
Tingsrätten har inte genom efterforskning i tillgängligt register kunna identifiera den efterfråga handlingen. Någon skyldighet enligt TF att vidta ytterligare efterforsningsåtgärder föreligger inte. Handläggningen av begäran har i övrig uppfyllt de krav som framgår av ovan angivna bestämmelser. Tingsrättens har således korrekt handlagt klagandens begäran om utlämnande.
AA kommenterade remissvaret och anförde bl.a. att målet i fråga var ovanligt och uppmärksammat i media varför det inte borde ha varit några större svårigheter för en mindre tingsrätt att identifiera det.
Bedömning
Tingsrätten har i sitt remissvar i allt väsentligt redogjort för relevant rättslig reglering, varför jag hänvisar dit. Jag vill för egen del tillägga följande.
Som har berörts i tingsrättens remissvar finns det gränser för hur omfattande efterforskning en myndighet är skyldig att göra för att efterkomma en begäran om utlämnande av allmän handling. JO har emellertid flera gånger understrukit att den allmänna serviceplikten i denna typ av ärenden får anses innefatta krav på att myndigheten inte bara upplyser sökanden om att han eller hon ska lämna sådana uppgifter att handlingen kan identifieras, utan också aktivt bistår honom eller henne t.ex. genom att anlita sina diarier och register. Däremot är myndigheten inte skyldig att bedriva arkivforskning eller att annars företa mera omfattande utredningsåtgärder. (Se t.ex. JO 2019/20 s. 264, JO:s beslut den 18 juni 2008 i dnr 1250-2008 och JO 1994/95 s. 571.)
Enligt remissvaret var det inte möjligt att utifrån de uppgifter som lämnades i framställningen identifiera handlingen genom en sökning i tingsrättens målhanteringssystem. Serviceskyldigheten i den här typen av ärenden medför dock, som jag nyss beskrivit, att om det är möjligt att på någon annan väg ta reda på vilka handlingar som avses så bör myndigheten göra det, så länge det inte kräver mera omfattande utredningsåtgärder. Det innebär att tingsrätten i vissa fall inte kan låta sig nöja med att endast söka efter en viss handling som begärts utlämnad i målhanteringssystemet.
I det här fallet avsåg AA:s begäran ett förundersökningsprotokoll i ett mål som gällde grova brott. Enligt begäran hade den påstådda brottsligheten begåtts inom tingsrättens domsaga och uppmärksammats i en tidningsartikel i en rikstäckande dagstidning. Med hänsyn till de förhållandevis konkreta uppgifter som AA hade lämnat anser jag att tingsrätten borde ha gjort mer för att få klarhet i vilken handling som avsågs. En sökning hade enligt min mening exempelvis kunnat göras på inkomna brottmål av förturskaraktär under en begränsad period i målhanteringssystemet. Tingsrätten hade härutöver genom ett internt e-postmeddelande kunnat tillfråga de anställda som hanterade den typen av mål om någon kände till det. Om det förhöll sig på det sätt AA beskrev i sin begäranhade det inte varit osannolikt, särskilt med tanke på tingsrättens storlek och den uppmärksamhet som målet rönt. Sådana åtgärder kan inte heller tänkas ha krävtannat än en mindre arbetsinsats. Jag anser således att tingsrätten inte har gjort tillräckliga ansträngningar för att försöka identifiera handlingen. För det förtjänar tingsrätten kritik.
Det kan noteras att AA:s skriftliga begäran dessutom innehöll en länk till den omnämnda tidningsartikeln, vilken påstods handla om den aktuella händelsen. Av hänsyn till informationssäkerheten är förstås en myndighet många gånger förhindrad att öppna en sådan länk. Om det är fallet bör emellertid den enskilde upplysas om det och även få tillfälle att själv ta fram den information som länken hänvisar till samt komplettera sina uppgifter med detta.
Regleringen i 6 kap. 3 § OSL innebär att en sökande som inte får ut den handling han eller hon begär har rätt att få ett beslut av myndigheten som kan överklagas. En sådan rätt tillkommer sökanden oavsett vad skälet är till att handlingen inte lämnas ut. Även om det skulle vara så att en efterfrågad handling helt enkelt inte finns hos myndigheten har sökanden rätt till ett avslagsbeslut där denna motivering framgår (se t.ex. JO 1995/96 s. 471 och JO:s beslut den 18 juni 2008 i dnr 1250-2008 samt bl.a. NJA 1998 s. 559).
Istället för att hänvisa AA till JO borde tingsrätten alltså ha informerat honom om rätten till ett beslut som han kunde överklaga (se tredje stycket i den aktuella bestämmelsen). Tingsrätten förtjänar kritik även för att ha underlåtit att lämna en sådan upplysning.
Med anledning av hur tingsrätten svarat AA och framför allt det snara besked han fick om att liknande skrivelser kunde komma att lämnas obesvarade, vill jag avslutningsvis erinra om att domstolar ska ha ett sakligt och korrekt bemötande i sina kontakter med enskilda.
Ärendet avslutas.