De myndigheter vars uppgift är att sköta offentliga förvaltningsuppgifter benämns som förvaltningsmyndighet. Domstolar omfattas av förvaltningslagen då den exempelvis expedierar utelämnande av allmänna handlingar, eller vid ett personalärende. Förvaltningsverksamhet kan delas in i två delar, dels handläggning av ärenden, men även faktiskt handlande. Att köra spårvagn, hämta sopor och att undervisa är exempel på ett faktiskt handlande.
Ur regeringens proposition står det såhär om vad som är ett beslut: ”För att veta om ett ärende har inletts vid en myndighet är det alltså av betydelse att kunna avgöra om myndigheten måste avsluta handläggningen genom ett beslut. Det är därmed också av vikt att kunna avgöra när en myndighet ska anses ha fattat ett beslut i ett ärende. Som utredningen framhåller är det svårt att slå fast någon entydig och helt invändningsfri definition av uttrycket beslut.
Ett beslut innefattar dock regelmässigt ett uttalande från en myndighet som är avsett att ha vissa verkningar för den som beslutet är riktat mot. Det är uttalandets syfte och innehåll som avgör uttalandets karaktär av beslut, inte dess yttre form (RÅ 2004 ref. 8). Uttalandet syftar ofta till att påverka mottagarens handlande i en given situation.” Prop. 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag s. 24
Myndighetsförordningen innehåller de bestämmelser som är grunden för statliga myndigheter, dess organisation och arbetssätt. Den är övergripande och således måste den kompletteras med enskilda instruktioner för varje myndighet. Den gäller förvaltningsmyndigheter under regeringen, men inte för dem under riksdagen.
Ett ärende kan inledas genom framställning som någon lämnar in till myndigheten. Trots att förvaltningslagen här anger att uppgifter om identitet skall lämnas så är det naturligtvis fel. Tryckfrihetsförordningens anonymitetsskydd går före eftersom det är en grundlag. 19 § st. 2 Det ska framgå av framställningen vad ärendet gäller och vad den enskilde vill att myndigheten ska göra. Det ska också framgå vilka omständigheter som ligger till grund för den enskildes begäran, om det inte är uppenbart obehövligt.
Om man som part i ett ärende får överklaga ett beslut skall det framgå i beslutet. En överklagandehänvisning ska alltså finnas där det framgår form och krav på innehåll, överklagandetid, vilken myndighet den ska vara ställd mot och till vem den ska skickas. Som part har man alltid rätt att få ett skriftligt beslut. 33 § FL ”En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska så snart som möjligt underrätta den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart obehövligt. Om parten får överklaga beslutet ska han eller hon även underrättas om hur det går till.
Myndigheten ska samtidigt upplysa parten om avvikande meningar som har antecknats enligt 30 § eller enligt särskilda bestämmelser i någon annan författning. En underrättelse om hur man överklagar ska innehålla information om vilka krav som ställs på överklagandets form och innehåll och vad som gäller i fråga om ingivande och överklagandetid. Myndigheten bestämmer hur underrättelsen ska ske. En underrättelse ska dock alltid vara skriftlig om en part begär det. Underrättelse får ske genom delgivning.”
Ett av förvaltningslagens övergripande syften är att den ska värna enskildas rättssäkerhet. Av central betydelse för att uppnå detta mål är att en part i ett ärende i princip ges tillgång till allt material som ligger till grund för beslutet i ärendet.
Partsinsynen ska ge parten möjlighet att skaffa sig en fullständig insyn i allt material som finns i ärendet. Parten ska under handläggningens alla stadier ha möjlighet att skaffa sig sådan kunskap om vad som tillförts ärendet i sak att han eller hon kan bemöta vad som talar mot honom eller henne.
Partsinsynen kan också användas för att kontrollera att handläggningen sker på ett korrekt sätt – t.ex. att inget relevant material saknas i akten, att myndigheten iakttagit sin kommunikationsskyldighet och att utredningen bedrivits så snabbt och effektivt som möjligt. Om avgörandet i ärendet går parten emot, utgör möjligheten till fullständig insyn en förutsättning för att han eller hon ska kunna bedöma om det lönar sig att överklaga.
Kommunikationsbestämmelsen, som har sin största betydelse i samband med ärendenas beredning, förutsätter i stället att myndigheten ser till att den enskilde dels informeras om tillkommande material, dels bereds tillfälle att framföra sina synpunkter på materialet. En part ska alltså inte tvingas att utnyttja möjligheten till partsinsyn för att försäkra sig om att myndighetens beslut baseras på ett underlag som han eller hon känt till och har kunnat bemöta.
Utöver allmänna och offentliga handlingar bör rätten till insyn omfatta även sådana handlingar som ännu inte blivit allmänna enligt tryckfrihetsförordningens bestämmelser. Dessutom bör insynen omfatta även handlingar vars innehåll är skyddat av sekretess. Det material som partsinsynen gäller brukar sammanföras i en s.k. akt och begreppet aktinsyn används därför ibland synonymt med partsinsyn.
Den praktiska hanteringen avgör dock inte om materialet ska anses ingå i ärendet eller inte. I likhet med nuvarande reglering bör partsinsynen omfatta det som har tillförts ärendet. Genom de skärpta krav på dokumentation av uppgifter som föreslås minskar risken för att allt relevant material inte tillförs ärendet.
Den principiella rätten att ta del av allt det tillförda materialet måste kunna inskränkas om den kolliderar med tungt vägande sekretesshänsyn, t.ex. i fråga om skydd för rikets säkerhet eller något annat allmänt eller enskilt intresse. Den koppling som nu finns mellan förvaltningslagens bestämmelse om partsinsyn och kollisionsbestämmelsen i 10 kap. 3 § OSL, som bl.a. begränsar formerna för insyn om det är av synnerlig vikt att sekretessen inte röjs, bör därför föras över till den nya lagen.